تفصيل الاقسام (القوائم الجانبية) — موديول المخازن

فيما يلي شرح تفصيلي لكل قائمة جانبية داخل موديول المخازن: ما هدفها، الصفحات أو النوافذ التي تتضمنها، الحقول الأساسية، أمثلة على سير العمل، ومن الذي سيستخدمها عادةً.

.1 Items )المنتجات / الخدمات(

الهدف:  قاعدة بيانات رئيسية لكل المنتجات والخدمات التي تتعامل معها الشركة — تشمل الصفات الأساسية، الأسعار،

المخازن المرتبطة، والخصائص المتغيرة )الألوان، المقاسات، الـSKU، إلخ.(

الصفحات الفرعية الشائعة: - قائمة المنتجات/الخدمات )بحث/تصفية/تصدير.( - إنشاء/تعديل منتج.

- استيراد جماعي للمنتجات .(CSV/Excel)

- إدارة المتغيرات (variants) مثل مقاس/لون.

- إعدادات الأسعار )سعر شراء، سعر بيع، هامش الربح.( - ربط صور ومنشورات المنتج.

- إعدادات الباركود والطباعة.

الحقول المهمة:  SKU، رمز المنتج، الاسم، النوع )مخزون/خدمة(، الوحدة، مجموعة/تحت مجموعة، سعر الشراء، سعر البيع،

نسبة الربح، الباركود، تتبع سلسلة/دفعات، المخزن الافتراضي، حالة المنتج.

مثال سير عمل: إضافة منتج جديد → تحديد الوحدة والمجموعة → رفع صورة → تعيين سعر شراء وسعر بيع → حفظ →

)اختياري( استيراد أرصدة افتتاحية أو ربط بـ/SKUباركود.

من يستخدمها؟ فريق إعداد الكتالوج/أمين المخزن/مدير المنتجات. نصائح وأخطاء شائعة: - استخدم معيار تسمية SKU موحد لتجنب التكرار.

- تأكد من تحديد الوحدة الصحيحة Kg) ،Box ،(PCS لأن تحويل الوحدات يؤثر على العمليات. - تجنّب وجود منتجات مكررة بنفس الباركود.

(المخزون استلام سند) Inventory Receiving Voucher .2

الهدف: تسجيل وصول البضائع إلى المخزن سواء من الموردين أو من خطوط الإنتاج أو تحويلات داخلية.

الصفحات:  إنشاء سند استلام، قائمة السندات )مسودات/معتمدة/ملغاة(، تفصيل السند )خطوط الأصناف، الكميات،

الأسعار التكلفة(، مرفقات )فواتير/شحن.(

الحقول:  رقم السند، التاريخ، جهة الإرسال )مورد/فرع(، مرجع طلب الشراء، المخزن المستلم، بنود السطر )صنف، كمية،

وحدة، دفعة/رقم تسلسلي، تاريخ صلاحية(، سعر التكلفة.

سير العمل النموذجي:  وصول شحنة من المورد → فتح سند استلام وربطه بطلب الشراء إن وُجد → فحص الكميات

والجودة → اعتماد السند → تحديث رصيد المخزون وقيود المحاسبة )إن كانت مفعّلة.(

نصائح:   استخدم المسح الضوئي للباركود عند الاستلام لتقليل الأخطاء، وربط سند الاستلام بطلب الشراء يساعد في

المطابقة التلقائية.

(المخزون تسليم/صرف سند) Inventory Delivery Voucher .3

الهدف: تسجيل خروج البضائع من المخزن — موجه للمبيعات، للإنتاج، أو لأغراض داخلية أخرى.

الصفحات:  إنشاء سند تسليم، ربط بأمر بيع أو طلب إنتاج، طباعة أوامر التحضير، حالة السند )محجوز/مستخرج/مرسل/ مغلق.(

الحقول:  رقم السند، التاريخ، المستلم/العميل، مرجع أمر البيع، المخزن المصدر، بنود )صنف، كمية، دفعة/سيريال إن وُجد(،

حالة الشحنة.

سير العمل:  إنشاء سند صرف )يدوياً أو أوتوماتيكياً من أمر بيع( → حجز الكميات → تجهيز/التجميع → تسليم/شحن →

اعتماد وتحديث أرصدة.

حالات شائعة: إنشاء سند جزئي في حال عدم كفاية الكميات )جزء يتم شحنه الآن والجزء المتبقي طلب لاحق.(

(التعبئة قوائم) Packing Lists .4

الهدف: تفاصيل التعبئة والتغليف للطلبات المشحونة — تساعد في تنظيم الشحنات وضمان جرد دقيق أثناء التعبئة.

الصفحات:  إنشاء قائمة تعبئة، إضافة حزم/طرود، تحديد وزن/أبعاد الطرد، رقم تتبع شركة الشحن، طباعة قوائم ملصقات

الطرد.

لمَ تُستخدم؟ لتقسيم أوامر التسليم إلى طرود فعلية، لتسهيل عملية الفحص عند الاستلام لدى العميل، ولحساب

تكاليف الشحن بدقة.

نصيحة عملية: سجل وزن وأبعاد الطرد بدقة لأن شركات الشحن تحسب التكلفة على أساس الحجم أو الوزن.

.5 Note Delivery Internal )إشعار تسليم داخلي / تحويل داخلي(

الهدف: نقل البضائع بين مخازن/فروع الشركة دون عملية بيع — يُستخدم لتتبع التحويلات الداخلية والمخزون أثناء النقل.

الصفحات: طلب تحويل، سند تحويل/إشعار تسليم داخلي، تأكيد الاستلام بالمخزن الوجهة.

سير العمل:  إنشاء طلب تحويل من مخزن A إلى مخزن B → تجهيز وتحميل البضائع → تسليم واستلام في الوجهة →

مطابقة الكميات وإغلاق الطلب.

ملاحظات: يُنصح تسجيل أرقام الدُفعات/السيريال لضمان تتبّع وحدات محددة خلال النقل.

(والتسوية الفاقد) Loss & Adjustment .6

الهدف: تسجيل الانحرافات بين المخزون النظري والفعلي بسبب تلف، سرقة، خسارة، أو أخطاء تسجيل.

الصفحات: إنشاء قيد تسوية/فاقد، قائمة تسويات سابقة، تقارير تأثير التسوية على التقييم المالي.

الحقول: الصنف، الرصيد الحالي، التعديل المقترح )زيادة/نقصان(، سبب التسوية، مركز تكلفة/حساب محاسبي مرتبط.

سير العمل:  خلال جرد دوري أو فحص → إيجاد فرق → إنشاء تسوية مع توضيح السبب → اعتماد → تحديث المخزون

وإجراء القيود المحاسبية )الكتابة على مصروفات/خسائر.(

نصيحة: صنّف أسباب الفاقد لتحليلها لاحقًا )مثل: تلف بسبب التخزين، خطأ إدخال، سرقة( لخفض التكرار.

/استلام — المرتجعات أوامر) Receiving–Exporting Return Order .7

صرف(

الهدف: إدارة المرتجعات من العملاء )استلام( أو للموّردين )صرف/إرجاع للصيانة/الاستبدال.(

الصفحات:  إنشاء أمر مرتجع (RMA)، ربط بالأمر الأصلي/الفاتورة، فحص حالة السلعة، قرار إعادة التخزين أو تصنيفها

كخردة.

المدخلات: مرجع الفاتورة الأصلية، سبب الإرجاع، حالة المنتج عند الاستلام، قابلية الإعادة للمخزون.

سير العمل:  إصدار RMA → استلام البضاعة → فحص حالتها → إعادة للمخزون أو إتلاف → إصدار مذكرات دَين/قيد

الفرق بين استلام المرتجع وصرف المرتجع يجب أن يُسجَّل بوضوح لتفادي التكرار أو التضارب في

محاسبي إن لزم.

ملاحظة مهمة:

الأرصدة.

.8 Warehouse )إدارة المخازن(

الهدف: إعداد وإدارة مواقع التخزين — المخازن، الأرفف، الوحدات، والأماكن الفرعية .(Bins/Locations)

الوظائف: إنشاء مخازن جديدة، تعريف مواقع داخل المخزن، إدارة السعة/الأولوية، ربط مخازن بوحدات الأعمال أو الفروع. لمَ يُستخدم؟ لتحديد وجهات الاستلام والتسليم، لتقييم السعة، لتحديد مسؤوليات أمين المخزن.

نصيحة تنظيمية: اعتماد ترميز منطقي للمواقع )مثل: (A01-01 يسهل البحث والتتبع بالمسح الضوئي.

(المخزون حركات سجل) Inventory History .9

الهدف: دفتر يوميات لحركات كل صنف — يتيح تتبع كل إدخال أو إخراج مع مرجع العملية.

الوظائف: فلترة حسب الصنف/المخزن/الفترة الزمنية، عرض رصيد تشغيل متدرج balance) (runing، تصدير للتدقيق.

استخدامات: تدقيق العمليات، تتبع أرقام الدفعات أو السيريالات، التحري عن سبب اختلافات بالجرد.

.10 Report )التقارير(

الهدف:  تقارير تحليلية ومالية تساعد في اتخاذ القرارات: ملخص المخزون، تقييم المخزون، تحليلات دوران المخزون، تقارير

الأصناف البطيئة الحركة، تقارير تنبيهات المخزون.

أمثلة تقارير مهمة: - Report Summary Stock )ملخص المخزون(

(المخزون تقييم) Inventory Valuation Report -

- Analytics Inventory )تحليلات الحركة والدوران(

وظائف إضافية: جدولة التقارير، حفظ إعدادات فلترة، تصدير .Excel/PDF

نصيحة:  طوّر مجموعة تقارير أساسية تُصدر شهريًا )تقييم المخزون، تقرير الأصناف منخفضة المخزون، تقرير دوران

الأصناف.(

(الإعدادات) Settings .11

الهدف: صفحة تهيئة النظام لكل الخيارات المتعلقة بالمخازن والمنتجات وعمليات الاعتماد والصلاحيات.

General Settings - :شائعة تبويبات

Min/Max Safety Stock - Sale Price Settings -

Product/Service Type/Group/Sub Group -

Units Management - Color/Model/Size/Style Management - Warehouse Custom Fields -

Approval Process Management - Permission Management -

Prefix Settings -

لمَ تبدأ بها؟  لأنها تحدد قواعد نظامك: وحدات القياس، نوع المنتجات، آلية التسعير، ومَنْ يملك صلاحية الموافقة على

السندات — كلها تؤثر على سلوك النظام أثناء العمليات اليومية.

نصيحة تهيئة أولية:  اضبط الوحدات والمجموعات، عرّف المخازن والمواقع، حدّد قواعد الأمان (Min/Max)، وفعل عملية

الاعتماد إن تطلبت سياساتك موافقات متعددة.