دليل البداية السريعة — موديول المخازن

ما هو موديول المخازن؟

موديول المخازن هو أداة لإدارة وتتبع المنتجات والخدمات في جميع مراحل سلسلة الإمداد داخل شركتك.
يساعدك على متابعة حركة البضائع من لحظة طلبها من المورد وحتى تسليمها للعميل، مع تسجيل دقيق لكل عملية، مما يتيح لك تقليل الهدر، فهم اتجاهات السوق، واتخاذ قرارات استثمارية أفضل.

لماذا يهمك هذا الموديول؟

• يمنحك رؤية واضحة لمستويات المخزون في كل الأوقات.

• يقلل من الأخطاء في عمليات الاستلام والصرف.

• يساعد على اتخاذ قرارات الشراء أو الإنتاج بناءً على بيانات دقيقة.

• يدمج إدارة المخزون مع باقي أنظمة الشركة (المحاسبة، المبيعات، المشتريات).

ما الذي ينظمه هذا الموديول؟ (العمليات الأساسية)

1. إدارة المنتجات والخدمات بكل خصائصها (رموز، أسعار، صور، ألوان، أحجام...).

2. إدخال بيانات المنتجات أو أرصدة الافتتاحية بكميات كبيرة.

3. طباعة ومسح الباركود لتسريع العمليات.

4. إصدار وإدارة سندات الاستلام وأذونات التسليم.

5. إدارة قوائم التعبئة وعمليات الشحن.

6. تسجيل التحويلات الداخلية بين المخازن.

7. إدارة الفاقد والتسويات.

8. متابعة أوامر المرتجعات (استلام أو صرف).

9. استخراج تقارير المخزون والتحليلات والقيم المالية.

من هم المستخدمون الرئيسيون؟

• أمين المخزن: تسجيل الحركات اليومية (استلام، صرف، تحويل، جرد).

• مدير المخازن: متابعة التقارير، وضع حدود الأمان، واعتماد العمليات.

• الإدارة المالية: الربط مع المحاسبة، التحقق من القيم المالية للمخزون.

• فريق المبيعات والمشتريات: التحقق من توافر المنتجات قبل البيع أو الشراء.

القوائم الجانبية التي ستجدها في هذا الموديول:

1. المنتجات والخدمات — لإدارة كل تفاصيل المنتجات والخدمات.

2. استيراد البيانات — لإضافة منتجات أو أرصدة افتتاحية دفعة واحدة.

3. طباعة الباركود — لإنشاء وطباعة ملصقات الباركود.

4. عمليات المخزون — سندات الاستلام، أذونات التسليم، التحويلات الداخلية، التسويات، المرتجعات.

5. إدارة المخازن — إضافة وتعديل مواقع التخزين والمخازن.

6. التقارير — ملخص المخزون، التحليلات، وتقييم المخزون.

7. الإعدادات — إعدادات عامة، حدود الأمان، أنواع المنتجات، المجموعات، الوحدات، الألوان، النماذج، المقاسات، أنماط المنتجات، الحقول المخصصة، صلاحيات المستخدمين، والموافقات.

8. التكاملات — الربط مع المشتريات، المبيعات، المحاسبة، قنوات البيع المتعددة، العمولات، ووكلاء المبيعات.

من أين تبدأ؟

لأول استخدام، ننصح بالخطوات التالية: 

1. الاعدادات — ضبط الإعدادات العامة للمخزون والمنتجات والموافقات والصلاحيات.

2. إضافة المنتجات والخدمات: من قائمة المنتجات والخدمات اختر "إضافة جديد" وأدخل البيانات الأساسية.

3. تحديد المخازن: من قائمة إدارة المخازن أضف مواقع التخزين أو الفروع.

4. ضبط الإعدادات: ضع حدود الأمان للكميات، أضف المجموعات، والوحدات.

5. إدخال الأرصدة الافتتاحية: عبر استيراد الأرصدة أو يدويًا.

6. بدء العمليات اليومية: استلام وصرف المخزون باستخدام الباركود لتسريع العمل.

نصائح سريعة:

• حافظ على تحديث بيانات المنتجات بدقة (خاصة الأسعار والكميات).

• فعّل حدود الأمان لتجنب نفاد المخزون أو تكدسه.

• استخدم تقارير التقييم المالي قبل اتخاذ قرارات شراء كبيرة.

• راجع سجل العمليات بانتظام لاكتشاف الأخطاء مبكرًا. 

ترتيب مقترح لبدء التهيئة والبدء في استخدام الموديول

.1    Settings — إعداد الوحدات، المجموعات، المخازن، الصلاحيات، وقواعد الاعتماد. .2     Items — إضافة أو استيراد كتالوج المنتجات )مع تحديد /SKUباركود.(

.3     Warehouse — إنشاء المخازن والأماكن (Bins) وربطها بالمنتجات حسب الحاجة.

.4     Stock Opening Import Bulk — إدخال الأرصدة الافتتاحية أو عبر سندات استلام أولية. .5     طباعة/توليد الباركود — لتسريع عمليات الاستلام والصرف.

.6      بدء العمليات — استلام أول شحنة، صرف أول طلب، وجولة فحص على تقارير الجرد.

قائمة فحص بيانات جاهزة لكل قائمة )ما الذي يجب تحضيره قبل البدء(

•     :Items ملف CSV بأعمدة SKU)، اسم، نوع، وحدة، مجموعة، سعر شراء، سعر بيع، باركود، متغيرات إن وُجدت.(
•     :Warehouses قائمة بالمخازن والعناوين، ونظام ترميز للأماكن.
•     Stock :Opening ملف CSV SKU)، مخزن، كمية، تكلفة/سعر.(
•     :Vouchers نسخ من فواتير الموردين/طلبات الشراء لمطابقة الحقول المرجعية.
•     Flows :Approval تعريف من هم المعتمدون وما هي العتبات التي تستلزم موافقة.

ممارسات واحتياطات عامة

•     وثّق سياسات التهيئة وشاركها مع فريق التشغيل.
•     جرّب عملية كاملة )من إضافة المنتج إلى استلام وبيع( في بيئة اختبار قبل الانتقال للإنتاج.
•     احرص على تسمية واعية للـSKUs وتوحيد الوحدات.

•      ضع حدود أمان معقولة وراجعها بعد أول شهرين من التشغيل.