اقسام وحدة ادارة المشتريات في منصة SIGMA التي تظهر في القائمة الجانبية للوحدة

1. Items (الأصناف)

• ما هي؟
  هي قائمة تحتوي على جميع الأصناف أو المنتجات التي يمكن للشركة شراؤها.

• ماذا تفعل؟
  تسمح لك بإضافة أصناف جديدة، تعديل بيانات الأصناف الحالية مثل الاسم، الوصف، الوحدة، السعر، والكود الخاص بالصنف.

• لماذا تستخدمها؟
  لتنظيم المنتجات التي يتم شراؤها ومتابعة تفاصيلها بدقة.

• من يستخدمها؟
  موظفو المشتريات، ومدراء المخازن.

2. Vendors (الموردون)

• ما هي؟
  قاعدة بيانات للموردين الذين تتعامل معهم الشركة.

• ماذا تفعل؟
  إضافة وتحديث معلومات الموردين مثل الاسم، عنوان الشركة، طرق التواصل، شروط الدفع، وملاحظات أخرى.

• لماذا تستخدمها؟
  لتسهيل التواصل وإدارة علاقات العمل مع الموردين.

• من يستخدمها؟
  موظفو المشتريات والإدارة.

3. Vendor-Items (أصناف الموردين)

• ما هي؟
  هي ربط بين الأصناف والموردين الذين يزودون هذه الأصناف.

• ماذا تفعل؟
  تحديد الموردين الذين يمكنهم توفير أصناف معينة، مع تسجيل أسعارهم ومدة التوصيل المتوقعة.

• لماذا تستخدمها؟
  لتسهيل اختيار المورد المناسب عند إصدار طلب شراء.

• من يستخدمها؟
  موظفو المشتريات.

4. Purchase Request (طلبات الشراء)

• ما هي؟
  طلب يتم تقديمه داخلياً لطلب شراء أصناف أو خدمات.

• ماذا تفعل؟
  إنشاء ومراجعة طلبات الشراء للموافقة عليها قبل إصدار أوامر الشراء للموردين.

• لماذا تستخدمها؟
  للتأكد من وجود موافقات داخلية قبل الشراء الفعلي.

• من يستخدمها؟
  الموظفون الذين يحتاجون إلى طلب أصناف، ومدراء المشتريات للموافقة.

5. Quotations (عروض الأسعار)

• ما هي؟
  مستندات تعرض الأسعار والشروط التي يقدمها الموردون استجابة لطلبات الشراء.

• ماذا تفعل؟
  تسجيل ومقارنة عروض الأسعار لاختيار أفضل العروض.

• لماذا تستخدمها؟
  لتأمين أفضل الأسعار والشروط قبل اتخاذ قرار الشراء.

• من يستخدمها؟
  موظفو المشتريات.

6. Purchase Order (أوامر الشراء)

• ما هي؟
  مستند رسمي يُرسل للمورد لتأكيد شراء الأصناف أو الخدمات.

• ماذا تفعل؟
  إنشاء، تعديل، وإرسال أوامر الشراء ومتابعة حالتها.

• لماذا تستخدمها؟
  للتوثيق القانوني للشراء وضمان متابعة التنفيذ.

• من يستخدمها؟
  موظفو المشتريات.

7. Order Returns (مرتجعات الطلبات)

• ما هي؟
  عملية إرجاع الأصناف التي تم شراؤها بسبب عيوب أو عدم توافق.

• ماذا تفعل؟
  إنشاء وتسجيل طلبات إرجاع الأصناف للمورد.

• لماذا تستخدمها؟
  لإدارة المرتجعات وضمان استرداد الأموال أو استبدال البضائع.

• من يستخدمها؟
  موظفو المشتريات وخدمة العملاء.

8. Contracts (العقود)

• ما هي؟
  مستندات رسمية تحتوي على الاتفاقيات والشروط مع الموردين.

• ماذا تفعل؟
  تسجيل ومتابعة العقود، تجديدها، وشروط التوريد.

• لماذا تستخدمها؟
  لتنظيم العلاقة القانونية وضمان الالتزام بالشروط.

• من يستخدمها؟
  الإدارة والقسم القانوني.

9. Debit Notes (المذكرات المدينة)

• ما هي؟
  وثائق مالية تُصدر لتوثيق المبالغ التي تدين بها الشركة للموردين نتيجة خصومات أو أخطاء في الفواتير.

• ماذا تفعل؟
  إنشاء وتسجيل مذكرات المدينة المرتبطة بالموردين.

• لماذا تستخدمها؟
  لتسوية الحسابات المالية مع الموردين.

• من يستخدمها؟
  المحاسبة والمشتريات.

10. Invoices (الفواتير)

• ما هي؟
  الفواتير التي يرسلها الموردون مقابل البضائع أو الخدمات المقدمة.

• ماذا تفعل؟
  تسجيل ومراجعة الفواتير ومطابقتها مع أوامر الشراء واستلام الأصناف.

• لماذا تستخدمها؟
  لتسهيل الدفع وضمان صحة الفواتير.

• من يستخدمها؟
  المحاسبة والمشتريات.

11. Reports (التقارير)

• ما هي؟
  تجميع وعرض تقارير مختلفة عن عمليات المشتريات، مثل الطلبات المفتوحة، المرتجعات، تحليل الموردين، وغيرها.

• ماذا تفعل؟
  عرض بيانات وتحليلات لدعم اتخاذ القرارات.

• لماذا تستخدمها؟
  لمتابعة الأداء وتحسين عمليات المشتريات.

• من يستخدمها؟
  الإدارة والمشتريات.

12. Setting (الإعدادات)

• ما هي؟
  قسم خاص بضبط إعدادات الموديول وقواعد العمل، صلاحيات المستخدمين، وربط الإعدادات الأخرى.

• ماذا تفعل؟
  تهيئة النظام للعمل بشكل مناسب وفق سياسات الشركة.

• لماذا تستخدمها؟
  لتهيئة النظام من البداية وضبط الصلاحيات.

• من يستخدمها؟
  مدير النظام، مدير المشتريات.