ماهي وحدة ادارة المشتريات

وحدة إدارة المشتريات

هي أداة ذكية وآلية تمكّن الشركات والمشترين من أتمتة دورة الشراء بالكامل، بدءًا من إنشاء طلب الشراء وحتى استلام البضائع المطلوبة وسداد المدفوعات.
تمر هذه العملية المتطورة بعدة مراحل مثل: إعداد الميزانية التقديرية، إدارة المصروفات، متابعة العقود والموردين، والتحكم الكامل في أوامر الشراء. 

لماذا يهمك؟

• يسهّل متابعة طلبات الشراء من البداية للنهاية.

• يضمن التعاقد مع الموردين المناسبين بأفضل الأسعار والشروط.

• يساعد في تقليل الأخطاء والتأخير في عمليات الشراء.

• يمنحك تقارير دقيقة لدعم اتخاذ القرار.

كما تساعد هذه الوحدة الشركات على:

• إنشاء أوامر شراء إلكترونية.

• إدارة المخزون رقميًا.

• تتبع البضائع والخدمات لحظة بلحظة.

• تحسين مستويات المخزون وتحديد المنتجات والكميات المطلوبة بدقة.

حل متابعة المشتريات وإجراءات الشراء

• تسريع عمليات الشراء
  أتمتة وتحسين إجراءات الشراء في الشركة عبر منصة مركزية لإدارة العمليات الشرائية.

• إعادة هيكلة دورة الشراء
  تحسين خطوات وإجراءات الشراء لتقليل الأخطاء والمخاطر البشرية، ومنع تسرب البيانات.

• دعم توقيع العقود قبل الشراء
  مشاركة خبراء مختصين في مراجعة العقود قبل توقيعها، لتجنب المخاطر القانونية أو المالية.

• توفير قاعدة موردين موثوقة
  إضافة موردين جدد عند الحاجة لضمان تلبية جميع متطلبات الشراء.

• تقديم تقارير فورية عن أداء الموردين
  عرض بيانات تشغيل الموردين لمساعدة الإدارة في تعديل خطط الشراء.

• الوصول السريع للبيانات السابقة
  إنشاء أرشيف شفاف ومنظم لجميع عمليات الشراء السابقة.

• إدارة أوامر الشراء المتكررة بسرعة
  من خلال إعدادات النظام، يمكن تنفيذ الطلبات المكررة فورًا بناءً على بيانات سابقة.

• تقييم المخاطر بفاعلية
  تحديد مستوى المخاطر باستخدام مصفوفة تقييم المخاطر.

• تحقيق أهداف الإنجاز المحددة
  ضمان الوصول إلى أهداف المشتريات والمتابعة ضمن إطار زمني ومعايير محددة.

خطوات عملية الشراء

1. تخطيط احتياجات المشتريات
   التحقق من ضرورة الشراء، وإمكانية توفير الاحتياج داخليًا، والحصول على موافقة الجهة المسؤولة.

2. طلب الشراء
   ملء نموذج يحدد المواصفات والكمية والميزانية.

3. المراجعة والموافقة
   تقييم الطلب من قبل قسم المشتريات، ثم اعتماده أو رفضه.

4. طلب عرض أسعار (RFQ)
   إرسال طلب عروض أسعار للموردين للحصول على الأسعار والشروط.

5. التفاوض واختيار المورد
   مقارنة العروض واختيار الأفضل من حيث السعر والجودة ومدة التسليم.

6. إصدار أمر الشراء
   إنشاء أمر شراء رسمي يتضمن الأسعار والكميات وشروط الدفع والتسليم.

7. اعتماد أمر الشراء
   إرساله للإدارة للموافقة النهائية، ثم للمورد كإثبات للطلب.

8. التوريد والتسليم
   المورد يتولى الشحن والتسليم، وقسم المشتريات يتابع التنفيذ.

مميزات الوحدة

إدارة المنتجات والخدمات

• إضافة أكواد، أسعار شراء، صور، مجموعات فرعية...

• استيراد المنتجات بالجملة.

إدارة الموردين

• إدارة بيانات الموردين واستيرادها بالجملة.

• إدارة جهات الاتصال الخاصة بالموردين.

• إدارة المنتجات والخدمات المقدمة من الموردين.

• إدارة سياسات الإرجاع الخاصة بالموردين.

إدارة عمليات الشراء

• إدارة طلبات الشراء.

• إدارة عروض الأسعار ومقارنتها.

• إدارة أوامر الشراء والعقود والفواتير والمبالغ المستردة.

• إدارة المدفوعات وملاحظات الخصم.

التقارير

• تكلفة استيراد السلع لكل منتج.

• تقارير أوامر الشراء والفواتير.

• إحصاءات بعدد الطلبات أو التكاليف.

الإعدادات

• الإعدادات العامة وخيارات الشراء.

• إدارة الوحدات، المجموعات، الفئات، والموافقات.

• إدارة الصلاحيات، العملات، وإعدادات الإرجاع.

بوابة الموردين

• تسجيل الدخول أو إنشاء حساب.

• إدارة الملف التعريفي للشركة.

• إضافة المنتجات، إرسال عروض الأسعار، إدارة العقود وأوامر الشراء والفواتير.

التكامل مع أنظمة أخرى

• إدارة المخزون المحاسبة والتصنيع والمبيعات ونقاط البيع في منصة Sigma. 

المهام الأساسية في موديول المشتريات

1. إدارة الأصناف (إضافة وتعديل).

2. إدارة بيانات الموردين وربطهم بالأصناف.

3. إنشاء طلبات الشراء والموافقة عليها.

4. متابعة عروض الأسعار واختيار الأنسب.

5. إصدار أوامر الشراء الرسمية.

6. إدارة المرتجعات والفواتير.

7. الاطلاع على التقارير وتحليل الأداء.

من هم المستخدمون الرئيسيون؟

• موظف المشتريات: ينفذ عمليات الطلب والتفاوض.

• مدير المشتريات: يوافق ويشرف على العمليات.

• المحاسبة: يتابع الفواتير والمدفوعات.

• الإدارة: تتابع التقارير وتحليل الأداء.

من أين تبدأ؟

ابدأ من القائمة الجانبية بموديول المشتريات:

• Settings (الإعدادات): لضبط النظام والصلاحيات.

• Items (الأصناف): لمراجعة أو إضافة الأصناف المطلوبة.

• Vendors (الموردون): للتأكد من بيانات الموردين.

• Purchase Request (طلبات الشراء): لإنشاء طلب شراء جديد.

خطوات إصدار أول طلب شراء (باختصار)

1. افتح قائمة Purchase Request من القائمة الجانبية.

2. اضغط على زر "إنشاء طلب جديد".

3. اختر الأصناف التي تريد طلبها مع الكميات.

4. أرسل الطلب للموافقة (حسب إعدادات النظام).

5. بعد الموافقة، يمكن إصدار أمر شراء من قائمة Purchase Order.

نصائح سريعة

• تأكد من تحديث بيانات الموردين والأصناف أولاً لضمان دقة الطلبات.

• راجع الصلاحيات المخصصة لك في Settings لتعرف ما يمكنك وما لا يمكنك فعله.

• استخدم قائمة Reports لمتابعة أداء المشتريات والتأكد من عدم وجود طلبات معلقة.